Как проводить совещание

Я предлагаю простой способ — еженедельную планерку.
Итак, 1. Планерка не должна быть долгой, максимум — 30-40 минут.
2. На планерке ведется журнал, в который записывается все то, что руководители собираются достичь в течение недели.
3. Планерка начинается с того, что зачитывается Цель компании. Имеется в виду Большая цель. Например: «Поднять конкурентоспособность Российских компаний, через …». После этого зачитывается текущая цель, например: «Поднять доход в 5 раз в этом году».
4. После этого ведущий планерки (как правило, это или учредитель, или исполнительный директор) просит руководителей подразделений рассказать по очереди о том, что они сделали на прошлой неделе для достижения цели. При этом основной функцией ведущего собрания является контроль того, чтобы выступающий руководитель не «лил воду» и не допускал фраз типа «мы увеличили эффективность отдела продаж на 15%». В таком случае он просто спрашивает вежливо, какие конкретно были сделаны шаги и какой получен результат.
Ответ, например, может быть таким:
Мы провели тренинг для продавцов. разослали более 500 писем нашим потенциальным клиентам. В общей сложности было принято 118 звонков от заинтересованных клиентов и было выставлено 53 счета на общую сумму 3 млн.600 тыс. Общий доход по отделу составил на этой неделе 1, 8 млн. рублей. что на 15% больше прошлой недели.
Такой ответ является приемлимым. Ведущий планерки может инициировать короткие аплодисменты от других руководителей.
Если руководитель пытается «лить воду» или «наводить тень на плетень», задача ведущего заключается в том, чтобы другие руководители это увидели. Подойдет, например, такая фраза: «Это была непростая неделя. Мы много думали…»
При продолжении таких попыток ведущий планерки прерывает выступающего и говорит, что сейчас планерка и если нет конкретных результатов, то переходим к следующему отделу. Или может попросить зачитать секретаря записи с прошлой планерки, а что именно планировалось достичь на этой неделе в этом отделе.
Например:
1. Провести опрос по поводу нового продукта у 400 клиентов. Сделано? Нет.
2. Выставить счета на общую сумму 2 млн.800 тыс. рублей. Сделано? Выставлено на 17 тысяч рублей.
3. Провести тренинг продавцов. Сделано? Нет, мы были перегружены.
Понятно, достаточно. Переходим к следующему.
Хочу отметить, что на такой планерке вскрывается и делается видимым всем остальным руководителям, кто добивается результатов и действительно помогает компании двигаться к цели, а кто искусно изображает из себя гибкий шланг и имитирует полезную деятельность.
5. После того, как все рассказали о результатах, ставится цель на следующую неделю для всей компании, и ведущий достигает согласия у участников с этой целью.
Ведущий просит руководителей по очереди сказать, что они собираются сделать для достижения этой цели в своих областях, и это записывается в журнал.
6. Руководители могут просить что-то дополнительно сделать других руководителей, если их подразделения связаны и им нужны совместные действия. По поводу этого достигается согласие и фиксируется в журнале.
После всего этого ведущий планерки спрашивает, готовы ли они по-настоящему достичь цели на этой неделе, и объявляет СТАРТ!
Эта простая и эффективная форма проведения планерки позволяет добиться интересных результатов. Руководители либо начинают по-настоящему производить и добиваться результатов, либо сбегают из компании под разными предлогами, освобождая место новым руководителям, которые действительно хотят вносить свой вклад в команду, а не просто изображать видимость полезной деятельности, находясь в лучах славы и почета, получая не зарабатывая.
Ну и самое главное — эта форма позволяет даже очень продуктивным руководителям достигать ещё большего, чего я вам откровенно и желаю.
Азат Габдрахимов,
Порядок в бизнесе за 7 шагов.

Другие материалы по теме

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *